1- تعريف پروژه و تعيين مشخصات آن
قبل از شروع کار، پروژه به طور كامل تعريف شده و جزئیات آن مشخص مي شود. با اینکه اين کار از وظايف اصلي واحد برنامه ريزي و كنترل پروژه نيست، اما حضور پويا و فعال اين بخش در اين قسمت، سبب سهولت كار در قسمت هاي بعدي خواهد شد.
2- طراحی ساختار شکست كار (WBS)
اولين قدم برای برنامه ريزی و کنترل پروژه، طراحی ساختار شكست كار برای پروژه است. طراحی ساختار شکست كار، روشی است كه به منظور تعیین فعالیت هایی كه در پروژه باید انجام شوند، مورد استفاده قرار می گیرد. به عبارتی با اتمام تمامی این فعالیت ها پروژه به اتمام می رسد. با اجرای این طرح، لیست فعالیت های پروژه بدست آمده و پایه و اساس اقدامات بعدی می شود.
3- ایجاد ساختار شبکه ای (Network Diagram)
بعد از مشخص شدن نوع فعالیت ها و ارتباط آنها با هم از طریق ساختار WBS و برآورد زمانی آنها، ساختار شبکه ای ایجاد می گردد. این ساختار امكان برنامه ریزی و كنترل زمانی هر یك از بسته های كاری و همچنین زیر پروژه ها را فراهم کرده و با گذشت زمان، بطور مستمر بروز خواهد شد.
4- تعيين پارامترهای برنامه ريزی پروژه
پس از تعریف پروژه و تعیین مشخصات آن و طراحی ساختار شکست كار، می توان پارامترهای برنامه ریزی پروژه را تعیین كرد. از جمله پارامترهای برنامه ریزی عبارتند از :
تاریخ شروع پروژه
تاریخ پایان پروژه
تقویم كاری پروژه
منابع در اختیار(نیروی انسانی ، ماشین آلات، تجهیزات و مواد مصرفی)
تقویم كاری منابع
5- تخصيص منابع و تعیین برنامه زمانبندی
برای این کار باید بر اساس تجارب مدیران، بازده گروه های کاری مورد نیاز برای هر فعالیت تعیین و بر اساس آن، منابع شامل مواد اولیه، ماشین آلات و گروه های کاری به فعالیتهای مربوطه تخصیص داده شوند. بر مبنای این بخش از كار و گزارشات دوره ای، تصمیم گیری صحیح توسط مدیریت، برای تخصیص منابع موجود اتخاذ می شود.
6- تعيين دوره كنترل
معمولا فعالیت های كنترلی، از جمله كنترل پروژه، نمی تواند به طور كاملا پیوسته و غیر منقطع اعمال گردد. عملیات كنترل پروژه در فواصل زمانی مشخص به نام دوره كنترل انجام می شود. دوره كنترل برای پروژه های مختلف و بسته به شرایط موجود می تواند كوتاه مدت، متوسط و یا طولانی مدت باشد.
برای این کار باید بر اساس تجارب مديران، بازده گروه های کاری مورد نياز براي هر فعاليت تعيين و بر اساس آن، منابع شامل مواد اوليه، ماشين آلات و گروه های کاری به فعاليتهاي مربوطه تخصيص داده شوند. بر مبناي اين بخش از كار و گزارشات دوره اي، تصميم گيري صحيح توسط مديريت، براي تخصیص منابع موجود اتخاذ مي شود.
7- تعيين درصد پيشرفت پروژه
یكی از اقدامات لازم در مرحله برنامه ریزی پروژه، تعیین درصد پیشرفت برنامه ای پروژه در هر دوره كنترل است. یعنی فرض شود كه اگر برنامه زمانبندی پیش بینی شده در عمل به طور كامل اجرا شود، درصد پیشرفت پروژه در هر دوره كنترل به چه میزان است. مقادیر تجمعی درصد پیشرفت برنامه ای پروژه، در قالب نموداری به نام نمودار پیشرفت نشان داده می شود.
8- جمع آوری اطلاعات واقعی
در انتهای هر دوره كنترل، اطلاعات واقعی انجام هر فعالیت از جمله تاریخ شروع واقعی، تاریخ پایان واقعی، مدت زمان واقعی انجام فعالیت، منابع استفاده شده برای انجام فعالیت و ... از تمامی مدیران و مجریان و پروژه ها جمع آوری می شود.
9- تطابق با برنامه
اگر در حین اجرای پروژه کار کنترلی انجام دهیم، اطلاعات جمع آوری شده در انتهای دوره كنترل با وضعیت پیش بینی شده در برنامه پروژه مورد مقایسه قرار می گیرد. اگر وضعیت واقعی با وضعیت برنامه ای مطابق بود در این شرایط گزارش دوره ای تهیه خواهد شد اما اگر مطابق نبود باید علل مغایرت ها مشخص شود.
10- تهيه گزارش دوره ای
در شرایطی كه فعالیت ها كاملا مطابق برنامه انجام شده باشند گزارش دوره ای پیشرفت پروژه برای دوره كنترل مورد نظر كه شامل اطلاعات برنامه ای و واقعی فعالیت ها و كل پروژه است، تهیه و به مدیر پروژه تحویل می گردد. این عملیات در هر دوره كنترل تكرار می شود تا به آخرین دوره كنترلی برسیم. در این صورت گزارش نهایی تهیه خواهد شد.
11- تهيه گزارش نهايی
در صورتی که پروژه تمام شد، عملیات كنترل پروژه ادامه نمی یابد و قطع می شود. در این حالت، گزارش نهایی پروژه كه شامل اطلاعات جامعی از اجرای پروژه، از ابتدا تا انتهای آن همراه با نحوه اجرای آن، تهیه می گردد. پس از تهیه این گزارش، فرایند برنامه ریزی و كنترل پروژه پایان می یابد.
12- تعیین دلایل تفاوت ها
چنانچه وضعیت واقعی انجام فعالیت ها و در نتیجه پروژه با وضعیت پیش بینی شده آن طبق برنامه صدق نكند، علت هر یك از مغایرت ها باید مشخص شود.
13- اصلاح کردن برنامه پروژه
از آنجا كه در مرحله برنامه ریزی پروژه، داده هایی از جمله نوع فعالیت ها، مدت زمان انجام، منابع مورد نیاز و ... پیش بینی می شود و در این پیش بینی احتمال خطا وجود دارد، بنابراین بعضی مغایرت های موجود بین وضعیت واقعی و برنامه ای، ناشی از خطای پیش بینی در مرحله برنامه ریزی است. برنامه ریزی باید بروز شود تا شرایط واقعی را تحت پوشش قرار دهد.
14- تصميم گيري مدير پروژه
چنانچه اختلافات بین برنامه زمانبندی شده و واقعی به علت اشكال در برنامه نباشد، چه موجه و چه غیر موجه باشد، باید مدیر پروژه در این مورد تصمیم گیری كند. تصمیمات اتخاذ شده از سوی مدیر پروژه ممكن است حالات بسیار متعددی داشته باشد. اگر این تصمیمات مستلزم ایجاد تغییراتی در برنامه ریزی باشد، باید به واحد كنترل پروژه ابلاغ شود و در غیر این صورت سایر تمهیدات لازم برای رفع مشكلات اتخاذ می گردد.